Categories
Book Notes Productivity

Grip: Het geheim van slim werken

We worden al jaren overspoeld met productiviteit boeken van management goeroes. Maar daar was opeens het boek Grip: Het geheim van Slim werken van Rick Pastoor.

Rick is samen met Alexander Klöpping verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van de start-up Blendle.

Het viel Rick op dat we nooit geleerd hebben om te werken. Op school krijg je wat tips en verder moet je het maar uitzoeken. Daarom probeert Rick in dit boek op een toegankelijke manier te laten zien hoe je slim kan werken.

Wie bekend is met productiviteit boeken zoals Getting Things Done ziet dat Grip hier veel inspiratie uit haalt. Grip probeert duidelijk niet het wiel opnieuw uit te vinden. Het richt zich juist op het toepasbaar maken van de informatie voor iedereen.

Hier is het boek te bestellen als E-Book of Paperback.

Het is opgebouwd uit 3 delen: Grip op je week, Grip op je jaar en Grip op je leven. Hieronder staan enkele highlights uit het boek.

Grip op je week

Agenda plannen

De basis van je werk is je agenda. En je agenda is heilig. Rick plant alles in zijn agenda, niet alleen zijn afspraken. Van tevoren schrijft hij op wat er moet gebeuren en deelt dit in tijdsblokken in. Hierdoor kun je in een oogopslag zien wat je gaat doen. Als iemand met een verzoek voor een afspraak komt, kun je meteen zien of dat past binnen je plannen.

Tip: Vergeet bij het inplannen niet je reis en voorbereidingstijd in te plannen. Net als het verwerken van notities na een afspraak.

Waarde toevoegen

Mik tijdens het plannen van je agenda op activiteiten die waarde toevoegen. Mensen laten hun week opslokken door “busy work”. Klusjes, mailtjes en activiteiten die weinig waarde toevoegen. Bedenk welke activiteiten je daadwerkelijk verder helpen.

Je hebt beperkte tijd op deze wereld, verspil het niet.

Eet een kikker

Doe de moeilijkste taak van de dag als eerste. Oftewel “eet een kikker”. Dan kan de rest van de dag alleen maar mee vallen.

Ritme

Iedereen werkt op een andere manier. Zorg daarom dat je je persoonlijke voorkeuren ook meeneemt bij het inplannen van je agenda. Sommige mensen zijn creatief in de avond of kunnen ’s ochtends goed sporten. Pas je agenda aan op je natuurlijke ritme.

Takenlijst

Bewaar nooit iets in je hoofd

Je geheugen is als een ober die 10 bestellingen moet onthouden. Je hebt continu het gevoel dat je nog iets moet doen en niet mag vergeten. Op het moment dat je in bed ligt herinner je je dat je een presentatie nog moet afmaken, net op het moment dat je er niets mee kan. Door het uit je hoofd te halen en te verwerken kun je het loslaten.

Bewaar daarom vanaf nu nooit meer iets in je hoofd. Je kunt dit op meerdere manieren aanpakken. Een veelgebruikte manier is om al je hersenspinsels en taken op te slaan in een takenlijst app. Zoals Todoist, Things of Omnifocus. Van je boodschappen lijstje, ideeën over je reis door Spanje, tot het terug bellen van een collega.

Maak tijd voor email

Als je vroeger een brief kreeg ging er een warm gevoel door je heen. Het was vast een brief van je beste vriend uit Frankrijk! Later werd dit ingeruild door e-mail met glitter plaatjes en “creatieve” lettertypes.

Email is al lang niet meer een middel om in contact te blijven met verre vrienden. Email is een noodzakelijk kwaad voor werk, en als je het niet onder controle houd, zorgt het voor veel stress.

Tijd dus om weer grip op je inbox te krijgen. Open je email maximaal drie keer per dag en doe het volgende met elke email:

  • Er is geen actie nodig dus archiveer de email
  • Uit de email volgt een actie die je in 2 minuten kan doen. Doe het direct en archiveer de email.
  • Het gaat je meer tijd kosten. Plan het in je agenda als het een harde deadline heeft en zet het anders op je takenlijst.

Tip: communiceer je vervolgstap met de afzender. Laat meteen weten dat een uitgebreide reactie over een paar dagen volgt. In plaats van enkele dagen niks van je te laten horen.

Weekly Review

Het leven loopt nooit zoals je het plant. Geen probleem als je hier op anticipeert. De wekelijkse review is je vangnet.

In de week review ga je door je systeem heen om er voor te zorgen dat alles weer een plekje heeft en er niks vergeten wordt.

Wat houd een (basis) week review in?

  • Loop je agenda en gespreksnotities na
  • Kijk vooruit, wat staat er al in je agenda voor de volgende week?
  • Loop je projecten na, zijn er acties vergeten? Wat is de volgende actie die ik kan doen voor deze projecten?
  • Zijn er projecten die ik niet meer wil doen

Begin klein, met een half uurtje per week. Bijvoorbeeld vrijdag middag of zondag avond. Wat voor jou het prettigst werkt. Als het goed gaat, kun je dit verder uitbreiden.

Persoonlijk merk ik echt het verschil. Als ik mijn week review goed gedaan hebt dan heb ik controle over de week. Doe ik het niet dan word ik meegesleept door de week zonder belangrijke dingen voor elkaar te krijgen.

Grip op je jaar

Nu je handvaten hebt om de wekelijkse werk aan te pakken is het tijd om groter te kijken. Wat wil je eigenlijk gedaan krijgen dit jaar? Waarvoor kom je je bed uit?

Grip daagt je via verschillende denkoefeningen uit om hierover na te denken en dit voor jezelf helder te maken. Je hoeft niet precies te weten wat je wilt in je leven, maar een stip aan de horizon waar je naar toe kan werken is prettig.

“Dingen uitvoeren is de allerbeste manier om uit te vinden wat je leuk vind, en onderweg pas je de koers gewoon aan. Niks is in beton gegoten.”

Grip op je leven

Het laatste gedeelte van het boek probeert op een aantal brede vlakken je leven te verbeteren. Het geeft een aantal handvaten voor het nadenken en oplossen van problemen en leert je beter luisteren.

 

Grip is een boek dat iedereen een keer gelezen moet hebben en zeker niet zou misstaan als vak op school.

One reply on “Grip: Het geheim van slim werken”